Uma das primeiras tecnologias desenvolvidas após o surgimento da internet foram os emails – mensagens eletrônicas que podem ser rapidamente enviadas e armazenadas, sem limitações geográficas e sem a necessidade de programas complexos para funcionar. Sua facilidade de uso, simplicidade e praticidade fazem com que os emails ainda sejam a principal forma de comunicação na internet, especialmente para lidar com a criação de contas, comunicação oficial entre empresas, compras e assinaturas, matrículas e processos seletivos entre outras atividades cotidianas.

No entanto, apesar de muito úteis, os emails também são uma das maiores fontes de dor de cabeça, confusão e até mesmo vírus em 2024. Para muitas pessoas, uma caixa de entrada repleta de mensagens desorganizadas, confusas e potencialmente perigosas são um cotidiano constante. Para usuários mais idosos, os golpes via emails falsos são os mais comuns, e ajudar um parente a limpar sua caixa de entrada pode ser uma tarefa árdua e complicada, conforme mostra a ExpressVPN.

Por isso, é importante saber como organizar uma caixa de emails e como aproveitar as ferramentas automáticas que podem ajudar a evitar que a bagunça se acumule com o tempo. Confira.

 Faça um backup dos emails importantes

Antes de começar a deletar e organizar sua caixa de entrada, é importante fazer uma cópia dos emails mais importantes, como contratos, documentos, mensagens de clientes ou outras comunicações essenciais. A maioria dos serviços de email permite salvar mensagens ou exportar a caixa de entrada para um arquivo. Assim, você garante que nenhum dado relevante será perdido.

Uma alternativa é o uso de programas e aplicativos gerenciadores de email, como o Outlook para Windows ou o Mail no iPhone e macOS. Estes programas são capazes de se conectar com a maioria dos servidores externos, incluindo o Gmail e Yahoo, e baixar uma cópia local que pode ser armazenada com segurança, mesmo que algo aconteça com os originais.

Organize a caixa de entrada com etiquetas e pastas

Separar os emails em categorias facilita a visualização e o acesso rápido. Crie pastas ou use etiquetas para organizar sua caixa de entrada. Alguns exemplos de categorias úteis incluem:

  • Trabalho: Para mensagens relacionadas a projetos, clientes e colegas.

  • Pessoal: Emails de amigos e familiares.

  • Assinaturas: Boletins informativos, promoções e notificações de redes sociais.

  • Urgente: Mensagens que requerem atenção imediata.

Dividir os emails em pastas torna a organização mais prática e permite que você encontre o que precisa de maneira mais rápida.

Uma ótima maneira de manter a caixa de entrada limpa é configurar filtros ou regras de email que, em conjunto com suas etiquetas, garantem que os emails serão direcionados e categorizados automaticamente. Esse recurso permite que você direcione cada mensagem com base em critérios como o remetente, palavras-chave, ou tipo de conteúdo. Por exemplo, você pode configurar um filtro para que todas as newsletters sejam direcionadas para a pasta “Assinaturas” em vez de ficarem na caixa de entrada principal, ou que mensagens de seu banco recebam a tag “Finanças” e nunca caiam no spam.

Delete emails obsoletos e arquive o restante

Muitas mensagens que se acumulam na caixa de entrada perdem a relevância ao longo do tempo. Comece deletando emails antigos, especialmente propagandas, boletins e notificações de redes sociais. Para facilitar, utilize o filtro de busca do email para localizar mensagens por data ou remetente. Lembre-se de que arquivar as mensagens que ainda são relevantes ajuda a liberar espaço sem perder informações úteis.

Para reduzir o volume de emails promocionais, cancele as assinaturas que não lê regularmente. A maioria das mensagens de boletins informativos inclui um link de “cancelar assinatura” no rodapé. Em serviços como o Gmail, há até uma opção para “cancelar inscrição” rapidamente ao lado do remetente. Essa etapa ajuda a reduzir o volume de novos emails não importantes.

Use ferramentas de organização automática

Alguns serviços de email possuem ferramentas específicas para organizar e limpar a caixa de entrada. O Gmail, por exemplo, oferece a opção de usar o “Espaço de Promoções”, onde ele filtra automaticamente emails promocionais, além de organizar emails sociais e fóruns em categorias específicas. O Outlook também possui a função “Limpar” para remover automaticamente emails repetidos e manter a caixa de entrada organizada.

Se preferir, pode usar ferramentas de terceiros, como Unroll.me e Clean Email, que identificam e removem inscrições indesejadas e facilitam o gerenciamento de emails.

Organize-se com o método Inbox Zero

O método Inbox Zero é uma técnica de organização que visa manter a caixa de entrada sempre limpa, com o objetivo de deixar o menor número possível de emails visíveis. Basicamente, funciona da seguinte forma:

  • Ação imediata: Quando possível, responda e resolva emails assim que recebê-los.

  • Deletar ou arquivar: Se o email não for útil, delete ou arquive para manter a caixa de entrada organizada.

  • Delegar: Se a mensagem for melhor direcionada a outra pessoa, encaminhe-a e, se necessário, acompanhe a resposta.

  • Agendar: Se o email requer uma resposta futura ou outra ação, coloque em sua agenda ou marque-o com um lembrete.

Muitos emails surgem apenas para lembrá-lo de compromissos, tarefas ou eventos. Para reduzir esse tipo de mensagem, experimente adicionar compromissos diretamente ao calendário. Alguns serviços, como o Google Agenda e o Microsoft Outlook, permitem vincular o calendário ao email, sincronizando compromissos sem precisar receber notificações.

Evitar o acúmulo de emails é mais fácil se você definir horários específicos para checar a caixa de entrada. Estabeleça intervalos ao longo do dia para ler e responder mensagens, evitando abrir o email repetidamente. Esse hábito ajuda a manter o foco em outras tarefas e a prevenir o excesso de mensagens não lidas.

Descarte emails duplicados ou irrelevantes com filtros de pesquisa

Ao longo dos anos, é fácil acumular emails duplicados, especialmente em threads de mensagens. Utilize os filtros de pesquisa para encontrar mensagens repetidas e eliminá-las de uma só vez. Em alguns serviços, você pode buscar por assunto ou palavras-chave e deletar mensagens similares em massa, facilitando a organização.

Se você recebe muitos emails com perguntas ou temas recorrentes, criar respostas automáticas pode economizar tempo. Configure mensagens de resposta automática para fornecer informações básicas ou confirmar recebimento, especialmente para contatos frequentes e clientes. Isso ajuda a manter a comunicação mais ágil sem precisar verificar o email com tanta frequência.

Manter a caixa de emails limpa e organizada ajuda a otimizar a produtividade e reduz o estresse causado por uma caixa de entrada lotada. Com métodos como o uso de pastas, filtros e o cancelamento de inscrições, você evita o acúmulo de emails desnecessários e facilita o acesso a mensagens importantes. Criar uma rotina de organização também é fundamental para evitar que a caixa de entrada se torne uma fonte de preocupação. Ao seguir essas dicas, você estará no caminho certo para uma gestão de emails mais eficiente e organizada.